현명한 서류보관 방법

현명한 서류보관 방법


“재발급 힘든 것은 세이프티 박스에”

사본 만들어 별도 서류철에 넣어두면 편리
세금관련 서류는 최소 6년까지 보관 바람직

요즘은 세금보고 철이라 회사에 손님들의 방문이 끊이지 않는다.
며칠 전 한 손님은 회사일로 급하게 세금 보고서를 작성해야 하는데 필요한 자료를 찾을 수 없어 발을 동동 구르면서 도움을 요청하셨다.
세금 보고를 위한 자료 중 원본은 당연히 중요하다. 만약 원본을 잃어버렸을 경우에는 발행한 측으로부터 재발급 받으면 되지만 여의치 않을 경우에는 이를 대처할 만한 보완 서류를 준비해야 한다. 세금 보고서가 급히 필요한 손님은 자신의 꼼꼼하지 못함을 자책했지만 찾을 수 없는 것을 어찌 한단 말인가.
우리의 생활에 필요한 서류의 종류가 무척 많다. 출생증명서 졸업증명서 결혼증명서 여권 등 잘 보관해야 할 서류의 종류가 한 두 가지가 아니다. 보관의 중요성을 알면서도 실천이 되지 않는 것이 또 현실이다.
어떻게 보관하는 것이 가장 좋을까. 우선 서류의 성격별로 구분하는 것이 좋겠다.
첫째 재발급 등이 어려운 서류들을 분류한다. 출생증명서 결혼증명서 이혼서류 시민권증서 등은 재발급이 쉽지 않다. 그리고 여권 소셜시큐리티 카드 주식 채권 주택 타이틀을 포함한 주택관련 서류 등도 매우 중요하다. 이런 서류들은 은행의 세이프티 박스를 활용하는 것이 좋다. 그리고 사본을 별도로 서류철에 보관해 둔다. 만약 세이프티 박스 대신 사무용품점에서 판매하는 방화 금고를 활용하는 것도 한가지 방법이다.
둘째 은행 스테이트먼트 크레딧 카드 스테이트먼트 각종 인보이스 등 자주 꺼내는 서류는 쉽게 찾을 수 있는 곳에 종류 별로 구분해서 정리한다.
셋째 버릴 서류와 보관할 서류를 잘 구분한다. 이미 확인이 다 되었고 더 이상 필요가 없는 서류는 버려야 한다. 예를 들면 주식거래에 대한 서류는 매달 또는 거래가 있을 때마다 브로커리지 회사로부터 받게 된다. 그리고 그 결과를 요약한 것이 연말에 총정리돼 온다. 따라서 월별 또는 분기별 서류들은 확인 절차 후 연말 총정리된 서류만 두고 없앤다.
반면 세금 보고에 관련된 서류는 적어도 6년 정도는 보관해야 한다. 연방 국세청에서 감사할 수 있는 공소시효는 3년이지만 소득 누락이 25%를 넘게 되면 공소시효가 6년으로 늘어나기 때문이다.
넷째 봉급자는 세금 공제 내역이 있는 페이롤첵 명세서를 연말 정산서인 W-2를 받을 때까지 갖고 있는 것이 좋다. 간혹 회사가 문을 닫는 경우나 W-2를 분실했는데 재발급 받기도 어렵고 사본도 구할 수 없는 경우 아주 중요한 자료가 된다. 수표를 발행하고 은행에서 인출된 다음 돌아오는 켄슬드 첵도 보관을 잘해야 할 것이다.
다섯째 소득세 신고서 1040폼의 사본은 자주 쓰이므로 연도별로 분류해 둔다. 주택 구입을 위한 융자 장학금 영주권 시민권 등을 신청하기 위해 본인의 소득 수준을 입증해야 할 때가 대표적인 경우다.
끝으로 이렇게 분류된 서류의 위치와 목록을 기록해서 보관해 두면 조회가 용이할 것이다. 중요한 서류는 사본을 만들어 친척 또는 가까운 친구에게 맡겨 두면 화재등 재해 발생시 큰 도움이 될 것이다.